Henkilötietojen käsittelykäytäntö, evästekäytäntö ja rekisteri- ja tietoturvaseloste

Henkilötietojen käsittelykäytäntö

Haluamme pitää antamistasi henkilötiedoista hyvää huolta. Aivan kuten asiakkaistammekin.

Käsittelemme henkilötietoja myynti- ja markkinointitarkoituksissa, asiakaspalveluun ja -suhteeseen liittyvissä tarkoituksissa, rekrytointiin liittyvissä tarkoituksissa sekä asiakastyytyväisyyden ja palvelujemme kehittämiseksi. Lähettäessäsi jonkin verkkopalvelussamme olevan lomakkeen antamasi tiedot siirtyvät käsiteltäväksemme.

Lomakkeella ei saa lähettää alle 16-vuotiaiden tietoja. Henkilötietoja käsitellään meidän ja valittujen henkilötietojen käsittelijöiden toimesta suojatuissa tietoturvallisissa järjestelmissä.

Markkinointirekisteri

Tutustu markkinointitietojen rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen

Työnhakijarekisteri

Tutustu Työnhakijarekisterin rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen

Evästeet ja muut tunnistetiedot
Tutustu evästeisiin ja muihin tunnistetietoihin

Markkinointiesto
Voit halutessasi asettaa sähköpostimarkkinointieston joko erillisellä pyynnöllä tai jokaisen markkinointiviestin mukana tulevalla linkillä.

Valitusoikeus
Mikäli katsot, että sinua koskevien tietojen käsittelyssä rikotaan henkilötietojen käsittelyn asetuksia, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Jäikö kysyttävää?
Mikäli henkilötietojen käsittelystä heräsi kysyttävää, ole meihin rohkeasti yhteydessä.

Ontec Oy:llä voi olla myös erillisiä palvelukohtaisia ehtoja, jolloin näitä yleisiä ehtoja sovelletaan toissijaisesti.

Markkinointitietojen rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjän nimi
Ontec Oy
Y-tunnus: 1779692-2
Osoite: Sutelantie 277, 48400 Kotka
P. +358 5 229 6300

Rekisterin nimi
Ontec Oy:n markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä olevia henkilön kontaktitietoja käytetään Ontec Oy:n myynnin edistämistarkoituksessa. Tietoja käytetään lisäksi markkinointitoimenpiteitä ja muuta tiedotusta varten.

Rekisterin tietosisältö
Rekisterin tietosisältö koostuu seuraavista tiedoista. Osa tiedoista on käyttötarkoituksesta riippuen pakollista antaa, jotta asia voidaan käsitellä tarpeenmukaisella tavalla.

  • Henkilön nimi
  • Henkilön yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Yrityksen tiedot jota henkilö edustaa (yrityksen nimi, y-tunnus, toimiala ja henkilömäärä)
  • Lisätiedot (henkilön jättämä lisätieto, kuten vapaamuotoinen viesti tai palaute)
  • Muut tunnistetiedot (mm. henkilön julkinen IP-osoite)
  • Seurantatiedot (sähköisten markkinointitoimenpiteiden seurantatiedot)
  • Evästetiedot (lue lisää evästekäytännöstämme)

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilön omalla suostumuksella annetut tiedot joko verkkopalvelussa olevilla lomakkeilla tai myynti- ja esittelytapahtumissa sekä verkkopalvelun automaattisesti keräämä verkkopalvelun analysointia ja kehittämistä tukeva aineisto.

Tietojen käsittely, luovutus ja säilytysaika
Tietoja käsitellään EU:n tai ETA:n alueella sekä niiden ulkopuolella. Tietoja ei luovuteta muiden kuin Ontec Oy:n hyödynnettäväksi. Tietoja säilytetään niin kauan kun asiakassuhteen voidaan katsoa olevan voimassa sekä kohtuullisen ajan asiakassuhteen katkeamisen jälkeen.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot sijaitsevat sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisissa suojatuissa ympäristöissä.

Tarkastus- ja korjausoikeus
Jokaisella rekisteriin tietonsa jättäneellä henkilöllä on oikeus tarkastaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa sekä vaatia niiden korjaamista.

Korjauspyyntö tehdään sähköpostitse yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Pyyntö kohdistetaan oletuksena pyynnön lähettäjän sähköpostiosoitteeseen liitettyihin henkilötietoihin, ellei pyynnön lähettänyttä henkilöä tunnisteta jollain muulla tavalla.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilöllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä, muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Mikäli henkilö haluaa kieltää tällaisen toiminnan, hän voi tehdä sen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse.

Evästekäytännöt

Evästeistä yleisesti
Verkkopalvelussamme käytetään evästeitä (cookies) käyttäjäkokemuksen kehittämiseksi (seurantaevästeet) ja palvelussa olevien toimintojen mahdollistamiseksi (toiminnalliset evästeet). Eväste on tekstitiedosto, joka verkkopalvelun sivulla käydessä tallentuu käyttäjän tietokoneelle määräajaksi. Halutessasi voit välttää evästeiden käytön määrittämällä selaimesi asetukset niin, ettei evästeitä tallenneta käytön aikana. Tämä voi kuitenkin vaikuttaa heikentävästi sivuston toiminnallisuuksiin ja käyttökokemukseen tai joissain tapauksissa estää käytön kokonaan.

Seurantaevästeet
Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen.

Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmä- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla yhdistetään käyttäjän seurantatietoon mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän kiinnostuksen aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi.

Google Analytics -seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä selaimen lisäosalla (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/).

Toiminnalliset evästeet
Verkkopalvelun toiminnalliset osa-alueet, jotka edellyttävät käyttäjän kirjautumista tai muuta tunnistautumista vaativat evästeen toimiakseen. Evästeen tietoihin tallennetaan tarvittavat tiedot käyttäjästä ja eväste poistetaan sen määräajan päätteeksi tai kun käyttäjä kirjautuu ulos.

Muut tunnisteet
Verkkopalvelun käyttäjästä tallennetaan verkkopalvelun käytön yhteydessä tunnistetietoja palvelimen ja verkkopalvelun lokitiedostoihin (mm. IP-osoite, avattu sivu ja haetut tiedostot sekä mahdolliset käytönaikaiset virhetilanteet) sekä kerätään tietoa sivuston käyttöliittymän toiminnasta (tallennukset, kuumakarttatiedot, lomakkeiden käyttötiedot). Näiden tietojen keräämisen tarkoitus on palvelun seuranta ja kehittäminen sekä vikasietoisuuden ja tietoturvan jatkuva parantaminen.

Työnhakijarekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjän nimi
Ontec Oy

Rekisterin nimi
Työnhakijarekisteri

Huom. Hakemalla töihin Ontec Oy:hyn työnhakija hyväksyy alla olevat ehdot.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi. Joiltakin työnhakijoilta saatetaan myös pyytää lupaa säilyttää hakemusta tulevia rekrytointitarpeita varten.

Ontec Oy voi pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai käsittelyyn.

Rekisterin sisältö
Ontec Oy käsittelee työnhakijoiden eli rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi:

  • Henkilön nimi, syntymäaika- ja -paikka
  • Henkilön yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Kansalaisuus
  • Sotilasarvo
  • Koulutustiedot
  • Työkokemus (nykyinen ja aikaisemmat työpaikat)
  • Kielitaito, erikoisosaaminen
  • Suosittelijat
  • Muut työnhakijan hakemuksessa tai ansioluettelossa kertomat tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään työnhakijalta (rekisteröidyltä) työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä.

Tietojen käsittely, luovutus ja säilytysaika
Työnhakijan tietoja käsitellään aktiivisesti rekrytointiprosessin aikana. Tietojen käsittely tapahtuu vain EU:n tai ETA:n alueella. Tietoja ei luovuteta muiden kuin Ontec Oy:n hyödynnettäväksi. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään 36kk.

Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan myöhempiä rekrytointiprosesseja varten muttei kuitenkaan pidempään kuin 36kk.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot sijaitsevat sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisissa suojatuissa ympäristöissä.

Tarkastus- ja korjausoikeus
Jokaisella rekisteriin tietonsa jättäneellä työnhakijalla on oikeus tarkastaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa sekä vaatia niiden korjaamista. Korjauspyyntö tehdään sähköpostitse yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Pyyntö kohdistetaan oletuksena pyynnön lähettäjän sähköpostiosoitteeseen liitettyihin henkilötietoihin, ellei pyynnön lähettänyttä henkilöä tunnisteta jollain muulla tavalla.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilöllä on oikeus perua suostumuksensa tietojensa käsittelyyn ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Työn haku kuitenkin katkeaa tuolloin.